いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】ページ数が多い資料の印刷時にページ番号を振りたい！エクセルで印刷した表を印刷後に管理しやすくするテクニック

トップスタジオ

2018年12月10日 06:55

複数の用紙にまたがる大きな表を印刷したら順番がわからなくなった！

　Excelは、たくさんのデータを整理できる便利なツールです。手書きでは管理しきれないほどの膨大なデータでも、Excelを使えば1つのブックにまとめることができますし、見やすく整理した表を印刷して多くの人に配布することも簡単です。

　でも、複数の用紙にまたがるほど大きな表を印刷した時、出力した用紙の順番がわからなくなってしまった経験はありませんか？　五十音順に並んでいる表や、項目ごとに通し番号を振ってある表ならまだしも、完全にランダムな並び順でデータが並んでいる場合はお手上げですよね。

　今回は、印刷した紙がバラバラになっても困らないように、印刷時に用紙にページ番号を表示させるテクニックを解説します。

ページ番号はヘッダーあるいはフッターとして挿入する

　Excelで作成した「○○商事従業員名簿」（①）があります。画面には15人分のデータしか見えていませんが、データはこの下にも続いています。この名簿を印刷した時に、用紙の下部にページ番号と総ページ数が表示されるようにしてみましょう。

　ページ番号は、ヘッダーあるいはフッター部分に挿入できます。今回は用紙の下部に表示したいので、フッター部分に挿入します。［挿入］（②）→［テキスト］（③）→［ヘッダーとフッター］（④）をクリックします。

　表の上下にヘッダーとフッターの枠が表示されます（画面の都合上、ここではフッターは見えていませんが、スクロールすると表示されていることがわかります）。この枠内に文字を入力すると、すべてのページの決まった位置に印刷されます。ヘッダーとフッターはそれぞれ左、中央、右の3つに分かれていて、最初はヘッダーの中央にカーソルが表示されています。今回はフッターに入力するので、［ヘッダー/フッターツール］の［デザイン］タブ（⑤）→［フッターに移動］（⑥）をクリックして、カーソルをフッターに移動させます。

　フッター部分に枠が表示され、中央のフッターの枠が太く表示されている（⑦）のを確認したら、［デザイン］タブの［ページ番号］（⑧）をクリックします。

　フッターの枠内に［&[ページ番号]］（⑨）と表示されます。これがフッターに表示されていれば、自動でページ番号が用紙の下部に印刷されます。今回はさらに、「（ページ番号）of（総ページ数）」という形式で、総ページ数も表示できるようにしてみましょう。表示された「&[ページ番号]」に続けて、「 of 」（⑩）と入力します。印刷時に数字どうしが近づきすぎないよう、前後に半角スペースを入力しています。その後、［デザイン］タブの［ページ数］（⑪）をクリックします（先ほどクリックした［ページ番号］とは違うので注意しましょう）。

　フッターの表示が［&[ページ番号] of &[総ページ数]］（⑫）に変わりました。これでフッターへの入力は完了です。フッター以外の場所をクリック（⑬）すると、フッターの内容が確定されます。

　フッターの枠が消えて、「1 of 2」（⑭）と表示されました。印刷時はこの内容が表示されます。

ビューを［標準］に戻すとフッターの情報を非表示にできる

　ヘッダーとフッターの枠が表示された時に、ブックの表示（ビュー）の形式が変わっていたことにお気づきでしょうか。ヘッダーやフッターを編集する時は、「ページレイアウト」ビューに自動で切り変わります。このビューにすると、印刷時にどのように用紙が分かれるかを確認できます。このビューのままでも表の修正などの操作は可能ですが、用紙の余白やヘッダー/フッターの分だけ、画面に一度に表示されるデータの数が減ります。普段Excelを使っている時と同じ［標準］ビューに戻してみましょう。ビューの切り替えは簡単です。［表示］タブ（①）→［標準］（②）をクリックします。

　見慣れた［標準］ビューに切り替わり、フッターの情報が非表示になります（③）。

　もちろん、ビューを変更してもフッターの情報は保持されますので、先ほどフッターに入力したページ数の情報はきちんと印刷されます（④）。